Bạn đang trải qua tình trạng quá tải và không biết bắt đầu từ đâu để hoàn thành công việc? Đừng lo lắng, vì đó không phải là tình trạng chỉ riêng bạn gặp phải, mình cũng từng như vậy. Và trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu với bạn một phương pháp đơn giản để lên kế hoạch cho tuần, bao gồm các bước đơn giản giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng hơn. Ngoài ra mình cũng hướng dẫn bạn cách sử dụng công nghệ hỗ trợ từng bước nữa. Hãy cùng khám phá phương pháp này và áp dụng ngay hôm nay nhé!
MỤC LỤC ĐỌC NHANH
Bước 1: Tổng hợp tất cả các ý tưởng và nhiệm vụ của bạn
Khi bạn muốn hoàn thành công việc của mình, việc đầu tiên là phải xác định các nhiệm vụ và ý tưởng liên quan đến công việc đó. Bạn có thể bắt đầu bằng việc lập danh sách tất cả những gì cần hoàn thành trong tuần, bao gồm việc cá nhân, cuộc hẹn cần thiết, công việc hoặc các nhiệm vụ liên quan đến việc viết blog. Để giúp việc lập danh sách này trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể tham khảo danh sách câu hỏi dưới đây:
- Điều gì tôi đang mong đợi?
- Điều gì khiến tôi bị áp lực?
- Tôi đang trì hoãn làm điều gì?
- Tôi đang bỏ bê việc gì?
- Điều gì tôi ước gì mình có thể làm được?
- Những việc cần phải hoàn thành cho các thành viên trong gia đình là gì?
- Hành động nào sẽ giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu của mình?
- Những điều gì làm tôi hạnh phúc?
- Những điều gì làm cho vợ/chồng và con cái tôi hạnh phúc?
Bạn cũng có thể sử dụng công cụ AI hỗ trợ (ở đây mình dùng ChatGPT) nếu cần thêm ý tưởng để phát triển blog của mình. Ví dụ:
Tổng hợp tất cả các ý tưởng và nhiệm vụ của bạn sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về công việc và giúp bạn lên kế hoạch cho tuần tiếp theo một cách hiệu quả.
Bước 2.1: Phân loại nhiệm vụ vào các danh mục
Khi bạn có một danh sách nhiệm vụ cần hoàn thành trong tuần, việc phân loại chúng vào các danh mục có thể giúp bạn dễ dàng quản lý và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.
Ví dụ, nếu danh sách của bạn bao gồm các công việc như đưa con đến công viên, đi “hẹn hò” cùng chồng, hẹn cafe với bạn, bạn có thể phân loại chúng vào danh mục “Mối quan hệ” hoặc “Xã hội & Vui chơi”.
Nếu bạn có các nhiệm vụ liên quan đến sức khỏe như tập thể dục hoặc đưa con đi khám, bạn có thể phân loại chúng vào danh mục “Sức khỏe”.
Nếu bạn có các nhiệm vụ liên quan đến công việc như tạo phễu miễn phí cho blog, viết và đăng bài blog, bạn có thể phân loại chúng vào danh mục “Công việc”.
Nếu bạn có các nhiệm vụ liên quan đến việc nhà như giặt giũ, đi siêu thị mua đồ ăn, dọn dẹp nhà cửa, bạn có thể phân loại chúng vào danh mục “Việc nhà”.
Cuối cùng, nếu bạn có các nhiệm vụ liên quan đến học tập như đọc sách hoặc học một kỹ năng mới, bạn có thể phân loại chúng vào danh mục “Học tập”.
Bạn có thể tự mình phân loại hoặc sử dụng công cụ AI (ở đây mình dùng ChatGPT) hỗ trợ việc này. Kết quả là ChatGPT phân loại cũng khá sát với mình phân loại.
Tất nhiên, bạn có thể tùy chỉnh các danh mục này để phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình. Tuy nhiên, việc phân loại các nhiệm vụ vào các danh mục sẽ giúp bạn quản lý và hoàn thành công việc một cách dễ dàng hơn.
Bước 2.2: Đánh mã màu cho từng danh mục
Trong phương pháp này, bạn cần đánh mã màu cho từng danh mục đã phân loại ở bước trước. Mục đích của việc đánh mã màu là giúp bạn dễ dàng phân biệt các danh mục và đồng thời giúp bạn nhìn thấy toàn bộ lịch trình của mình một cách tổng quan.
Bạn có thể sử dụng bất kỳ màu nào mà bạn thích, tuy nhiên, để tạo sự nhất quán và dễ nhớ, bạn có thể áp dụng một số quy tắc đơn giản để chọn màu cho từng danh mục.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng màu xanh lá cây cho danh mục “Sức khỏe”, màu đỏ cho danh mục “Mối quan hệ” và màu vàng cho danh mục “Xã hội và vui chơi”. Bạn cũng có thể tạo ra các mã màu cho các danh mục khác, chẳng hạn như màu xanh dương cho danh mục “Học tập” và màu cam cho danh mục “Công việc”…
Sau khi bạn đã đánh mã màu cho các danh mục, bạn có thể áp dụng màu tương ứng cho từng mục trong lịch trình hàng tuần của mình. Điều này sẽ giúp bạn nhìn thấy toàn bộ lịch trình của mình và đồng thời dễ dàng nhận biết và phân biệt các mục trong danh sách.
Nếu bạn sử dụng ứng dụng hoặc công cụ quản lý thời gian trực tuyến, bạn có rất nhiều sự lựa chọn màu cho từng mục trong danh sách của mình.
Bước 3.1: Xác định thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ
Phần 4 trong phương pháp lên kế hoạch hàng tuần là xác định thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ đã phân loại vào các danh mục tương ứng. Kỹ thuật Eisenhower là một cách đơn giản và hiệu quả để làm điều này.
Kỹ thuật Eisenhower chia các nhiệm vụ thành 4 phần: Làm, Lên lịch, Ủy quyền và Không làm, mỗi phần tương ứng với một ưu tiên khác nhau.
LÀM – Phía trên bên trái
Phần Làm nằm ở phía trên bên trái, bao gồm những việc cần làm trong tuần này và có tính khẩn cấp và quan trọng, chẳng hạn như hoàn thành một bài đăng khách mời hoặc chuẩn bị một bài đăng cho tuần tiếp theo.
LÊN LỊCH – Phía trên bên phải
Phần Lên lịch nằm ở phía trên bên phải, bao gồm những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, có thể giao cho người khác hoặc có thể thực hiện bằng cách khác, chẳng hạn như việc gửi thư cảm ơn bằng email cá nhân thay vì viết thư.
ỦY QUYỀN – Phía dưới bên trái
Phần Ủy quyền nằm ở phía dưới bên trái, bao gồm những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, chẳng hạn như mua một món quà sinh nhật cho một người bạn hoặc gọi điện thoại để tâm sự với bà của mình.
KHÔNG LÀM – Phía dưới bên phải
Phần Không làm nằm ở phía dưới bên phải, bao gồm những việc không khẩn cấp và không quan trọng, có thể bị xóa hoặc lên lịch cho một thời gian sau, chẳng hạn như học làm một món đồ thủ công.
Tương tự, bạn có thể tự mình xác định mức độ ưu tiên hoặc sử dụng công cụ AI (ở đây mình dùng ChatGPT) hỗ trợ việc này.
Tất nhiên mình cũng cần lướt qua xem có cần chỉnh lại gì không.
Với kỹ thuật Eisenhower, bạn sẽ có một danh sách các nhiệm vụ được ưu tiên theo từng phần tương ứng, giúp cho quá trình quản lý thời gian của bạn trở nên sắp xếp và hiệu quả hơn. Sau đó, bạn có thể tiếp tục đến bước đặt giới hạn để hoàn thành quá trình lên kế hoạch hàng tuần của mình.
Bước 3.2: Đặt giới hạn
Đặt giới hạn là bước cuối cùng trong quá trình quản lý công việc của bạn. Sau khi bạn đã xác định được các nhiệm vụ cần hoàn thành và đã ưu tiên chúng, bạn cần phải đặt giới hạn để đảm bảo rằng bạn có thể hoàn thành những việc quan trọng trong thời gian quy định.
Để đặt giới hạn, bạn nên tìm hiểu thời gian còn lại trong tuần và sắp xếp lịch trình của mình dựa trên đó. Tìm ra những khoảng thời gian đang trống trong lịch của mình và dành chúng cho các nhiệm vụ ưu tiên mà bạn đã chọn từ bước trước đó. Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc quản lý thời gian của mình, bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý thời gian như lịch trình hoặc ứng dụng quản lý công việc để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đặt giới hạn.
Như đã đề cập ở trên, bạn nên lựa chọn 2-3 nhiệm vụ cấp bách và quan trọng từ mỗi danh mục để hoàn thành trong tuần này. Việc tập trung vào những nhiệm vụ này sẽ giúp bạn tiến bộ nhanh hơn và đạt được kết quả tốt hơn trong công việc và cuộc sống của mình.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng, giới hạn cũng có thể làm cho bạn cảm thấy áp lực và bị stress nếu bạn không đặt chúng một cách hợp lý. Vì vậy, hãy đặt một giới hạn hợp lý và tạo cho mình khoảng thời gian nghỉ ngơi và thư giãn để giảm bớt áp lực và nhớ duy trì cho mình một sức khỏe tốt.
Bước 4: Lên kế hoạch cho tuần của bạn
Lên kế hoạch cho tuần là một việc hữu ích giúp bạn quản lý thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Sau khi đã phân loại và ưu tiên các nhiệm vụ, bạn có thể thêm chúng vào lịch của mình. Hãy để dành “các khoảng thời gian linh hoạt” giữa các hoạt động để tránh tình trạng quá tải và căng thẳng.
Bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của công cụ AI (ở đây mình dùng ChatGPT) để lên kế hoạch cho tuần cho từng ngày trong tuần với giờ giấc cụ thể và các công việc được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Lịch tuần có chỗ trống để điền thông tin
Điều mình thích nhất về lịch hàng tuần có chỗ trống để điền thông tin đó là mọi thứ đã được đánh mã màu theo từng danh mục. Chỉ cần lướt qua, bạn có thể nhận ra bạn đang dành thời gian cho những gì. Có phải bạn đang chỉ tập trung vào việc tạo nội dung cho blog của mình và không dành thời gian để quảng bá nó? Bạn đã và đang dành thời gian để tập trung vào sức khỏe/đức tin/mối quan hệ của mình chưa?
Lịch Google
Nếu bạn là người yêu công nghệ, phương pháp này là sự lựa chọn tốt! Bạn có thể phân loại các nhiệm vụ bằng màu sắc và đặt thông báo để nhắc nhở.
Lịch tuần với ghi chú Post-It dán
Phương pháp lịch tuần với ghi chú Post-It dán rất đơn giản. Bạn chỉ cần lấy một tấm bảng trắng lớn, viết các ngày trong tuần ở trên cùng và các giờ trong ngày ở bên tay trái. Hoặc đơn giản hơn, bạn có thể không cần ghi chi tiết giờ mà chỉ cần ghi “sáng, chiều, tối”. Sau đó, sử dụng các ghi chú màu khác nhau cho mỗi danh mục. Đây là phương pháp tuyệt vời cho những người không muốn dành nhiều thời gian để lập kế hoạch.
Sổ tay ghi chú kiểu Bullet Journal
Nếu bạn là người yêu thích viết nhật ký, bạn có thể áp dụng phương pháp này bằng cách sử dụng stickers, các ghi chú post-it nhỏ hoặc bút màu đẹp trong nhật ký của bạn!
Thay cho lời kết
Trên đây là những bước cơ bản để giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất vẫn là ý chí và sự kiên trì của bản thân để thực hiện những kế hoạch đã đặt ra. Hãy nhớ rằng, kế hoạch chỉ là công cụ hỗ trợ, còn chính bạn mới là người thực sự thực hiện công việc (giống như việc bắt đầu một blog vậy). Hãy dành thời gian để tổng kết lại kinh nghiệm và sửa đổi kế hoạch nếu cần thiết, để ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn trong công việc của mình.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về kiếm tiền với ChatGPT, ứng dụng nó để tăng năng suất công việc cũng như kiếm tiền thì có thể tham khảo khóa học của Kind Content, vô cùng đầy đủ và chi tiết, tặng bạn mã LAMMETUDO giảm 40% khi đăng ký TẠI ĐÂY.
Cảm ơn bạn đã đọc đến đây, xin chúc bạn thành công!
